La gestion des impayés de loyer

1. A partir de quel moment le bailleur doit-il déclarer un impayé de loyer ?

Dès que vous avez plus d’un mois d’impayés de loyers et charges, vous pouvez déclarer votre impayé à Visale. Autrement dit, dès que l’impayé est « constitué », vous pouvez « mettre en jeu » la garantie.

La constitution de l’impayé peut être total ou partiel :

• L’impayé de loyer total est constitué lorsque 2 mois de loyer + charges, consécutifs ou non, sont totalement impayés (aides au logement perçues par le bailleur déduites)

• L’impayé de loyer partiel est constitué si le cumul des impayés partiels, consécutifs ou non, dépasse 1 mois de loyer + charges, (aides au logement perçues par le bailleur déduites).

Cas particuliers pour les logements loués à des travailleurs saisonniers bénéficiaires de Visale :

• La déclaration de mise en jeu peut s’effectuer dès le 1^er mois d’impayé à compter de la date d’exigibilité, dès lors que le montant de l’impayé est supérieur ou égal à 50% des sommes dues au titre de l’occupation (intégrant les charges).
• Dès que le premier impayé survient, le bailleur dispose de 15 jours calendaires pour trouver une solution avec le locataire (mail, courrier, etc.).
• Une fois les 15 jours écoulés à compter du premier impayé, le bailleur peut faire sa déclaration d’impayé. Il dispose de 60 jours calendaires pour valider sa primo déclaration.

2. Les charges seules peuvent-elles faire l’objet d’une première déclaration ?

Non, la première mise en jeu de la garantie ne peut intervenir qu’en cas de constitution d’impayé de loyer total ou partiel.

3. Comment déclarer mes impayés ?

Une aide à la saisie est proposée dans l’écran de déclaration. Cliquer sur le point d’interrogation situé à côté de « DECLARER MES IMPAYES ».

Un tutoriel de 4 minutes est aussi disponible sur notre site. Vous y découvrirez les étapes et démarches pour déclarer un impayé de loyer accessible en cliquant ICI.

Les pièces justificatifs nécessaires à une déclaration d’impayé sont :

• le bail
• la lettre RAR de mise en demeure *
• la carte d’identité ou KBIS
• le mandat de gestion
• la taxe foncière
• le RIB

* Lors de la première déclaration d’impayés, le bailleur peut adresser la preuve de dépôt pour ne pas être hors délais. Lorsqu’il reçoit l’Accusé-Réception ou le retour du courrier « non réclamé » il doit en adresser copie via sa messagerie dans son espace bailleur.

4. Quelles sont les étapes à suivre par le bailleur au moment de la survenance de l’impayé de loyer ?

A compter de la survenance de l’impayé de loyer, le bailleur s’engage à relancer le locataire par lettre simple.

A compter de la constitution de l’impayé par le locataire, le bailleur s’engage :

• Au plus tard dans les 15 jours calendaires suivant la constitution de l’impayé, à adresser au locataire par lettre RAR une mise en demeure de régler sous huitaine ;
• Dans un délai de 30 jours calendaires, à en informer la caution en déclarant l’impayé via son espace personnel.

Exemple pour un impayé de loyer total :

• Date d’exigibilité loyer N°1 : 05/07/24
• Date de survenance : 06/07/24
• Envoi lettre simple : 16/07/24
• Date d’exigibilité loyer N°2 : 05/08/24
• Date de constitution de l’impayé : 06/08/24
• Envoi mise en demeure par lettre A/R par le bailleur : 21/08/24 au plus tard
• Déclaration impayés à Action Logement : 06/09/24 au plus tard

5. Quand déclarer un impayé partiel ?

La date de constitution de l’impayé de loyer partiel correspond à la date à laquelle le montant total des impayés de loyer partiels dépasse 1 mois de loyer et charges.

Exemple avec un montant de loyer de 250€ et un impayé partiel de 100€ à M, M+1 et M+2 :

• Date d’exigibilité loyer N°1 : 05/07/24
• Date de survenance N°1 : 06/07/24
• Date d’exigibilité loyer N°2 : 05/08/24
• Date de survenance N°2 : 06/08/24
• Date d’exigibilité loyer N°3 : 05/09/24
• Date de constitution de l’impayé : 06/09/24
• Envoi mise en demeure par lettre A/R par le bailleur : 21/09/24 au plus tard
• Déclaration impayés à Action Logement : 06/10/24 au plus tard

6. Que doit faire le bailleur si le locataire perçoit des allocations logements ?

En cas d’impayé, le Bailleur est tenu de demander le règlement en tiers payant si le Locataire bénéficie d’une aide au logement, dès la réception de l’information par la CAF.

7. Quelles sont les obligations du bailleur une fois la déclaration d’impayé validée par la caution ?

Le bailleur s’engage à informer à tout moment la caution ou au plus tard aux échéances prévues au contrat, de tout évènement impactant le suivi du dossier (nouvel impayé, encaissement direct de fonds transmis de la part du locataire, départ ou abandon du logement).

Le bailleur s’engage également à actualiser la situation du locataire via son espace personnel aux échéances prévues au contrat.

8. Que doit faire le bailleur (déjà indemnisé) si le locataire lui rembourse ses impayés ?

Si le cas se présente, le bailleur doit reverser le montant indemnisé par Action Logement via l’espace personnel en cliquant sur Action / Actualisation du compte locataire/ Remboursement d’un trop perçu. 

9. La procédure de recouvrement sera-t-elle menée par la caution ?

Action Logement prend en charge la procédure de recouvrement qui peut aller jusqu’à l’expulsion du locataire si nécessaire. Avant d’engager la procédure contentieuse, Action Logement propose à votre locataire un traitement amiable. Il peut définir son plan de remboursement directement depuis son espace locataire et régler en ligne. le locataire dispose de 2 mois pour solliciter une procédure amiable. À défaut, la procédure contentieuse se poursuit. Vous êtes informés des étapes principales de la procédure dans votre espace.

10. Que faire en cas de nouvel impayé ?

Le bailleur n’a plus besoin de faire de mise en demeure au locataire, Action Logement prend en charge toute la procédure. Il doit néanmoins actualiser chaque mois le compte locataire et déclarer le loyer et les charges dus, ainsi que les éventuelles sommes perçues de la part du locataire.

Le bailleur dispose de 30 jours à compter de la date d’exigibilité du dernier loyer impayé pour faire sa déclaration.

Exemple : nouvel impayé au 05 septembre (jour d’exigibilité)

• Déclaration nouvel impayé à compter du 06 septembre et jusqu’au 5 octobre maximum.

11. Quels sont les délais de paiement par la caution ?

Après la déclaration initiale d’impayé de loyer, si le dossier est complet et conforme, le bailleur reçoit une réponse sous 15 jours ouvrés avec une quittance subrogative* précisant le montant qui sera versé.

Dès acceptation et validation par le bailleur de la quittance subrogative transmise sur l’espace personnel via la messagerie Visale, le remboursement des loyers est effectué par virement sur le compte bancaire du bailleur. Pour visualiser la quittance subrogative et les messages reçus : cliquer sur ACTION, Accueil, puis Messagerie.

*La quittance subrogative est importante : elle permet à Action Logement de recouvrer les sommes impayées auprès du locataire. Une fois validée, le versement de l’impayé est déclenché.

12. Le Locataire a quitté le logement et rendu les clés

Qu’il soit parti en respectant le préavis ou qu’il ait quitté le logement sans prévenir, le bailleur doit signaler la sortie du locataire dans son espace bailleur sur visale.fr en cliquant sur « Action ».

Les impayés de loyer doivent être déclarés avant la sortie du locataire. Si vous avez moins d’un mois d’impayé et charge, vous pourrez mobiliser le dépôt de garantie.

13. Le locataire ne paie pas le dernier mois de loyer, que devez-vous faire ?

Si l’impayé n’excède pas un mois de loyer + charges, la garantie Visale ne pourra pas être mise en jeu (l’impayé ne pourra pas être déclaré dans votre espace). Le dépôt de garantie du locataire pourra alors être mobilisé.

Il vous est possible de déclarer le dernier mois de loyer en même temps que les dégradations éventuelles. En cas de dégradations locatives, Visale prendra en charge les travaux à hauteur maximum de 2 mois de loyer + charges.